II principio: segnalare con spirito costruttivo eventuali criticità” (non gli errori!)

Novità, Principi audit
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Ogni lavoratore in azienda deve segnalare le criticità che riscontra (di seguito le chiameremo anche solo segnalazioni). E’ importante che la segnalazione includa, oltre alla descrizione del problema, anche la causa ed una possibile soluzione (inutile dire che lo scopo della segnalazione NON deve essere la delazione del collega: vanno quindi evitate segnalazioni ripetitive dello stesso problema e toni polemici). Come detto nel titolo non vanno segnalati gli errori operativi … quelli succederanno sempre e saranno troppi da segnalare: vanno segnalate le cause alla base degli stessi. Deve essere individuato un ufficio responsabile della risoluzione e ipotizzate le tempistiche auspicabili di risoluzione.

Queste segnalazioni vanno periodicamente analizzate, verificando l’effettività risoluzione delle stesse secondo quanto concordato (tempi e modi). E’  necessario individuare una funzione/una figura responsabile di questo monitoraggio periodico. Estremamente utile è naturalmente un alert via mail (non più frequente di una volta ogni 15 gg!) o con altri mezzi (ad esempio dashboard) che ricordi ai responsabili/ membri degli uffici dell’esistenza del problema.

Facciamo notare che questo principio è ben noto ed esplicito in vari modelli organizzativi (ISO 9001, circolare 285 Banca d’Italia) …. Quindi di nuovo non proponiamo un principio originale ma un principio efficace.

Anche in questo caso il patrimonio informativo legato (numerosità, uffici coinvolti, tempi di risoluzione) va’ valorizzato e utilizzato per la valutazione della complessiva efficacia del sistema dei controlli interni.

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