Archiviazione documentale

La struttura delle cartelle della tua azienda è del tipo c:/amministrazione, c:/tesoreria?

 Se la risposta a questa domanda è affermativa allora ti consiglio di soffermarti due secondi a leggere quest’articolo. Nelle prassi comunemente in uso nelle aziende, l’archiviazione dei documenti avviene infatti, in prima istanza, come nel tuo caso (?), per “ufficio di appartenenza” (contabilità, amministrazione etc.) e questa comporta una serie di svantaggi, di seguito ti elenco i principali:

• salvataggio dello stesso file in diverse cartelle di rete (ogni ufficio si sente il “proprietario”/”comproprietario” del documento), con i conseguenti problemi di affidabilità del dato
• dubbi sull’identificazione dell’ultima versione
• difficoltà a reperire il documento.

Audit Financial Team ha sviluppato in questi mesi una soluzione informatica in grado di:

1. organizzare preventivamente la struttura delle cartelle in maniera inequivocabile (evitando dubbi su quale cartella vada salvato il file);
2. archiviare automaticamente i documenti acquisiti/ creati nell’ambito dei processi aziendali deducendone dal processo e dalla fase in automatico la tipologia di documento.

Cos’è OneDoc?

In questo articolo vigliamo presentarti OneDoc, un Add-On di OneCompliance, della nostra suite di GRC che utilizziamo in tutte le nostre attività consulenziali di audit a 360 gradi!

OneDoc è una soluzione informatica dedicata alla gestione digitale dell’intero ciclo di vita di documenti e processi ad essi legati. Permette infatti di archiviare, organizzare e condividere tutti i documenti aziendali e di gestire i processi ad essi legati (attraverso l’integrazione automatica con OneCompliance).

Perché scegliere OneDoc?

OneDoc permette di evitare i problemi che ho elencato sopra, avendo individuato dei criteri oggettivi di salvataggio del documento, ovvero come primo livello “la controparte” (cliente, fornitore, dipendente o la società stessa) e come secondo la “tipologia di documento” (e a seguire ulteriori tipologie) lasciando comunque poi all’utente la possibilità di definire ulteriori sotto livelli di cartelle.

Quindi ad esempio l’estratto conto della Banca Unicredit della società sarà salvato nella dir: C:\Unicredit\Estratto_conto.

Il contratto con il fornitore Pippo finirà nella directory C:\Pippo\Contratti.

Applicare come primo criterio la controparte toglie le ambiguità perché ogni documento è riconducibile, di norma, ad una sola controparte (es. il Bilancio della Società XY, il contratto con il fornitore Z, la centrale rischi del cliente Alfa). Viceversa, se il primo criterio per salvare un documento è l’ufficio di appartenenza, lo stesso documento verrà percepito da ogni ufficio come una comproprietà almeno condivisa.

Last but not least, per i nostri Clienti che saggiamente già utilizzano il nostro programma OneCompliance per tracciare le attività di verifica, attraverso OneDoc potranno automatizzare alcune verifiche: la compilazione di alcune verifiche avverrà infatti sulla base del salvataggio dei relativi file nelle cartelle dedicate.